FAQ: DIALOGPOST mit der Deutschen Post versenden

Auch im digitalen Zeitalter nutzen Unternehmen Printmedien, um für Produkte oder Dienstleistungen zu werben. DIALOGPOST empfiehlt sich immer dann, wenn Sie bereits über die Adressdaten relevanter Zielgruppen verfügen. Indem Sie gezielt Werbesendungen an diese Adressen verschicken, können Sie:

• neue Kunden gewinnen,
• bestehende Kunden binden und
• langfristig Ihre Reichweite steigern.

Der Versand von DIALOGPOST-Mailings hilft Ihnen dabei, online ebenso wie offline präsent zu bleiben.

Wenn Sie Ihre DIALOGPOST bei FLYERALARM bestellen, läuft das Ganze in vier simplen Schritten ab:

1. Sie wählen das passende Mailing-Format aus.
2. Sie laden Ihre Adressdaten hoch.
3. Wir drucken Ihre Mailings in der gewünschten Auflage.
4. Als zertifizierte Einlieferer kümmern wir uns um den Versand der DIALOGPOST über Deutsche Post.

Sie müssen auf jeden Fall darauf achten, die Vorschriften für automationsfähige Sendungen in der jeweils gültigen Fassung einzuhalten. DIALOGPOST, die von den Basisformaten abweicht, können Sie als „kreative Sonderformen“ einliefern lassen. In solchen Fällen wird ein Zuschlag für fehlende Automationsfähigkeit berechnet, und zwar 0,06 € brutto pro Sendung.

Zudem müssen Sie die Frankierung richtig platzieren: Im Bereich der Adressierung und Personalisierung darf kein UV-Lack angebracht sein. Mehr Informationen können Sie auch in unserer Infobroschüre über automationsfähige Briefsendungen nachlesen.  

DIALOGPOST ist ein beliebtes Mittel, um durch Printmedien bestimmte Zielgruppen zu erreichen. Einfach gesagt handelt es sich dabei um adressierte Werbebriefe (auch personalisierte Mailings genannt), die Sie an ausgewählte Haushalte schicken. So können Sie beispielsweise neue Produkte vorstellen, Gewinnspiele veranstalten oder auf besondere Events aufmerksam machen.

Zum 01. Januar 2020 traten einige Änderungen bzgl. der Sendungsinhalte von DIALOGPOST (früher INFOPOST) in Kraft. Ab sofort sind nur noch rein werbliche Mitteilungen für DIALOGPOST zugelassen. Hierzu gehören:

• Angebote, die Kunden zum Kauf oder der Nutzung von Dienstleistungen und Produkten motivieren
• Image- und Parteienwerbung
• Einladungen zu Veranstaltungen (Stadtfest, Tag der offenen Tür usw.)
• Gewinnspiele
• Kundenmagazine
• Spendenaufrufe
• werbliche Kundenkarten
• Gratisproben oder andere kostenlose Werbeartikel

Dagegen zählen folgende Sendungsinhalte nicht mehr als DIALOGPOST, sondern als Briefpost:

• Zahlungsaufforderungen
• Verkaufswaren
• Mitteilungen ohne werblichen Inhalt

(Markt- und Meinungsforschung, Reiseunterlagen, Bestellbestätigungen, öffentliche Bekanntmachungen, Preislisten, Wahlbenachrichtigungen uvm.)

Über unseren Mailing-Konfigurator für DIALOGPOST finden Sie alle verfügbaren Produkte aus dem FLYERALARM-Shop. Die genannten Preise auf unserer Website beinhalten (neben den Materialkosten) einen umfangreichen Service inklusive:

• Druck des ausgewählten Produkts
• Personalisierung und Fertigung
• Versand der DIALOGPOST durch die Deutsche Post

Die finalen Versandkosten sind abhängig von der tatsächlichen Menge sowie dem Endgewicht der Sendung.

Ihre DIALOGPOST-Bestellung können Sie natürlich bequem online bezahlen. Wir bei FLYERALARM bieten aktuell folgende Optionen:

• Visa
• Mastercard
• PayPal
• SEPA Bank Transfer
• SEPA Direct Debit (einmaliger Bankeinzug)

Um sich als Kunde zu registrieren, füllen Sie das Anmeldeformular zur Registrierung von Neukunden aus. Verwenden Sie ein Passwort, das nur Ihnen bekannt ist. Achten Sie darauf, dass Ihr Passwort aus mindestens 8 Zeichen besteht (davon mindestens 2 Zahlen oder Sonderzeichen). Nach dem Absenden erhalten Sie eine Bestätigungs-E-Mail und sind als Kunde von FLYERALARM registriert. Damit können Sie alle unsere Serviceleistungen inklusive DIALOGPOST sofort in Anspruch nehmen.

Wenn Sie einmal registriert sind, können Sie sich jederzeit mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Passwort anmelden. Danach braucht es nur wenige Klicks, um Ihr Konto zu nutzen: Beispielsweise können Sie DIALOGPOST und andere Produkte bestellen, Zahlvorgänge durchführen oder Bewertungen schreiben. Wer bereits Kunde bei FLYERALARM ist, gelangt immer direkt über den Login (statt Neuregistrierung) zum Kundenkonto.

Da unser System jedes Mailing eindeutig zuordnen muss, ist jeweils nur eine DIALOGPOST-Sendung auf einmal plan- und buchbar. Möchten Sie mehrere Mailings zur gleichen Zeit beauftragen, können Sie natürlich gerne jede Aktion als eigenständige Bestellung platzieren und abschließen. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, personalisierte Mailings als Angebote abzuspeichern und zu einem späteren Zeitpunkt zu bestellen. Gerne können Sie auch bereits produzierte DIALOGPOST in Ihrem Kundenkonto erneut aufrufen.

Alle gelieferten Druckdaten werden kostenlos mit dem Basis-Datencheck auf bestimmte Kriterien überprüft. Das Ergebnis schicken wir Ihnen per E-Mail zu. Sollten die Daten fehlerhaft und nicht druckbar sein, können Sie korrigierte Versionen über Ihr Kundenkonto erneut hochladen. Falls der Datencheck keine Fehler ausgibt, sind Ihre Daten automatisch freigegeben und gehen direkt in den Druck.

Der Basis-Datencheck prüft Ihre DIALOGPOST gemäß den Vorgaben der Datenblätter auf:

• korrekte Seitenmaße
• Einbettung aller Schriften
• Verschlüsselung Ihrer Daten (z.B. Kennwortschutz)
• mögliche Defekte in Ihren Daten
• korrekte Anzahl der Seiten (betrifft nicht Paginierung und Seitenreihenfolge)
• korrekte Anzahl von Schmuckfarben/Farbkanälen (bei Produkten, die eine spezielle Schmuckfarbe bzw. Anzahl an Farbkanälen zwingend benötigen)

Bitte beachten Sie, dass unser System Ihre Druckdaten nicht auf Automationsfähigkeit prüft. Dafür können Sie Ihre Druckdaten in einer Preview kontrollieren und freigeben.

Sobald der Status Ihrer Bestellung zu „Daten im Druck“ wechselt, ist ein erneuter Upload von Druckdaten nicht mehr möglich.

Um eine DIALOGPOST-Sendung zu bestellen, wählen Sie Ihre Wunschprodukte über den Mailing-Konfigurator für DIALOGPOST aus. Folgen Sie dabei einfach den Auswahlmöglichkeiten – der Konfigurator zeigt Ihnen automatisch alle verfügbaren Optionen an. Wenn Sie ein Produkt gewählt haben, legen Sie das Format, Material, die Seitanzahl, Farbigkeit usw. fest. Zum Schluss laden Sie noch Ihre Adressdaten hoch. Damit ist Ihre DIALOGPOST-Bestellung für Sie erledigt – den Rest (inklusive Versand mit der Deutschen Post) übernehmen wir!

Wenn Sie ein werbliches Mailing in Auftrag geben, kommen zwei gesonderte Verträge zustande. Für Druck und Personalisierung ist die FLYERALARM Future Labs GmbH zuständig. Die Verteilung Ihrer DIALOGPOST-Sendungen erfolgt durch die DPAG (Deutsche Post AG). Dabei fungiert die FLYERALARM Future Labs GmbH ausschließlich als Vermittler des Verteilservices.

Sie erhalten eine elektronische Rechnung per E-Mail im PDF-Format, das von allen Finanzämtern anerkannt wird. Die Rechnung finden Sie auch in Ihrem Kundenkonto, sobald sich der Auftrag im Status „Daten im Druck“ befindet.

Bitte beachten Sie, dass die finalen Versandkosten von der tatsächlichen Versandmenge sowie dem Endgewicht der Sendung abhängen.

Über Ihr Kundenkonto können Sie den Status Ihrer Bestellung online nachverfolgen. So sehen Sie jederzeit, ob ihre DIALOGPOST bereits gedruckt wurde oder mit der Deutschen Post schon auf dem Weg zum Empfänger ist.

Unsere Kunden können Mailings nur innerhalb Deutschlands in Auftrag geben. Wenn Sie DIALOGPOST über den FLYERALARM-Shop im Ausland bestellen, brauchen Sie dafür ein deutsches Kundenkonto. Außerdem müssen Sie immer eine deutsche Rechnungsadresse angeben.

Wenn Sie DIALOGPOST-Mailings bestellen, beachten Sie bitte Folgendes:

• Die Werbesendungen werden grundsätzlich im Wickelfalz produziert und kuvertiert.
• Briefumschläge sind entweder mit Fenster links oder ohne Fenster möglich.
• Postkarten werden standardgemäß immer auf der rechten Seite personalisiert.

Um Ihren Auftrag abzuschließen, benötigen wir von Ihnen folgende Informationen:

• Druckdaten des gewünschten Produkts
• Adressdaten der gewünschten Empfänger

Sämtliche Daten können Sie direkt im FLYERALARM-Shop über Ihr Kundenkonto hochladen. Bitte achten Sie dabei auf die Vorgaben der Datenblätter für DIALOGPOST.

Auf unserer Website finden Sie die beliebtesten Produkte für jeden Anlass:

• kuvertierte Werbebriefe
• Selfmailer
• Postkarten-Mailings
• kuvertierte Einladungs- und Grußkarten

Mit dem Mailing-Konfigurator für DIALOGPOST können Sie ganz einfach Ihr Wunschprodukt auswählen und mit der Deutschen Post versenden.

DIALOGPOST zeichnet sich dadurch aus, dass volladressierte Werbebriefe direkt an bestimmte Empfänger verschickt werden. Deshalb spricht man in diesem Zusammenhang auch von personalisierten Mailings. Bei der Personalisierung von DIALOGPOST für die Deutsche Post müssen Sie Folgendes beachten:

• Briefumschläge sind mit Fenster links und ohne Fenster möglich.
• Postkarten, die Sie über DIALOGPOST verschicken, werden immer auf der rechten Seite
• Personalisierung sind nur auf dem Briefumschlag oder Anschreiben möglich.
• Eine Personalisierung im Fließtext ist nicht möglich. Sie können in einem eigenen Absatz bzw. Feld Ihrer Druckdatei festlegen, ob Sie eine weitere Personalisierung wünschen (z. B. Gutscheincode, Sammelpunkte etc.)
• In Ihren Druckdaten werden keine Postwertzeichen angelegt. Die Dialogpostwelle sowie weitere Postzeichen (Premium-Adress-Code, GoGreen-Logo etc.) setzen wir bei der Personalisierung um. Solche Zusatzleistungen wählen Sie bereits über den Mailing-Konfigurator für DIALOGPOST im Shop aus.
• Falls sich in Ihrer Druckdatei Postwertzeichen befinden und die Sendungen dadurch nicht automationsfähig bzw. maschinell lesbar sind, müssen wir die entstehenden Mehrkosten nachträglich in Rechnung stellen. Beachten Sie in diesem Zusammenhang bitte auch die Vorgaben der Deutschen Post automationsfähigen Briefsendungen zu .

Um Ihre DIALOGPOST zu erstellen und mit der Deutschen Post zu versenden, benötigen wir eine ausgefüllte Adress-Datei im Excel-Format. Bitte nutzen Sie hierzu unsere Datei-Vorlage:

XLS, bis Office 2003, maximal 65.500 Empfänger
XLSX, ab Office 2007, bis 100.000 Empfänger

Zusätzlich beachten Sie bitte folgende Punkte:

• Nationale und internationale Adressen können Sie in einer Liste angelegen.
• Wichtig: Die jeweiligen Länder müssen zwingend in deutscher Sprache (z. B. Deutschland, Italien, Österreich) oder als internationaler Name ausgeschrieben werden. Alternativ können Sie zweitstellige Codes nach ISO 2 oder dreistellige Codes nach ISO 3 verwenden.
• Wenn Sie formale Vorgaben nicht einhalten, werden die fehlerhaften Adresszeilen automatisch gelöscht (und dementsprechend für die Personalisierung nicht berücksichtigt).
• Straßennamen können Sie auch gemeinsam mit der Hausnummer in einer Spalte vermerken. Eine separate Auflistung ist nicht zwingend notwendig
• Die Personalisierung richtet sich nach der Reihenfolge der Spalten (A-M). Achten Sie deshalb darauf, welche Informationen Sie in welcher Spalte vermerken.

PREMIUMADRESS ist ein Service der Deutschen Post für die digitale Adresspflege. Diesen Service können Sie natürlich auch nutzen, um adressierte Werbebriefe in Form von DIALOGPOST zu verschicken.

Den notwendigen PREMIUMADRESS-Code beantragen Sie direkt bei der Deutschen Post. Daraufhin bekommen Sie den Code als PDF-Datei und eine gültige Kundennummer per E-Mail.

Für den Versand gibt es dann zwei Möglichkeiten:

1. Ohne Angabe Ihrer Kundennummer:
   In diesem Fall werden nur die Adressen der Empfänger an Sie übermittelt.
2. Mit Angabe Ihrer Kundennummer:
   Zusätzlich zur Adresse wird auch die Kundennummer des Empfängers bei Rückspiegelung der Daten an Sie übermittelt.

Bitte beachten Sie außerdem: Seit dem 01.07.2010 dürfen Sie für DIALOGPOST-Mailings mit der Deutschen Post nur noch folgende Vorausverfügungen verwenden:

• "Nicht nachsenden!"
• "Bei Umzug mit neuer Anschrift zurück!"

Detaillierte Informationen zu diesem Thema finden Sie auch in der PREMIUMADRESS-Infobroschüre.