FAQ: DIALOGPOST mit der Deutschen Post versenden

Auch im digitalen Zeitalter nutzen Unternehmen Printmedien, um für Produkte oder Dienstleistungen zu werben. DIALOGPOST empfiehlt sich immer dann, wenn Sie bereits über die Adressdaten relevanter Zielgruppen verfügen. Indem Sie gezielt Werbesendungen an diese Adressen verschicken, können Sie:

• neue Kunden gewinnen,
• bestehende Kunden binden und
• langfristig Ihre Reichweite steigern.

Der Versand von DIALOGPOST-Mailings hilft Ihnen dabei, online ebenso wie offline präsent zu bleiben.

Wenn Sie Ihre DIALOGPOST bei FLYERALARM bestellen, läuft das Ganze in vier einfachen Schritten ab:

1. Sie wählen das passende Mailing-Format aus.
2. Sie laden Ihre Adressdaten hoch.
3. Wir drucken Ihre Mailings in der gewünschten Auflage.
4. Als zertifiziertes Einlieferungsunternehmen kümmern wir uns um den Versand der DIALOGPOST mit der Deutschen Post.

Sie müssen auf jeden Fall darauf achten, die Vorschriften für automationsfähige Sendungen in der jeweils gültigen Fassung einzuhalten. DIALOGPOST, die von den Basisformaten abweicht, können Sie als „kreative Sonderformen“ einliefern lassen. In solchen Fällen wird ein Zuschlag für fehlende Automationsfähigkeit berechnet, und zwar 0,06 € brutto pro Sendung.

Zudem müssen Sie die Frankierung richtig platzieren: Im Bereich der Adressierung und Personalisierung darf kein UV-Lack angebracht sein. Mehr Informationen finden Sie in unserer Infobroschüre zu automationsfähigen Briefsendungen.  

DIALOGPOST ist ein beliebtes Mittel, um durch Printmedien bestimmte Zielgruppen zu erreichen. Konkret handelt es sich dabei um adressierte Werbebriefe (auch personalisierte Mailings genannt), die Sie an ausgewählte Haushalte schicken. So können Sie beispielsweise neue Produkte vorstellen, Gewinnspiele veranstalten oder auf besondere Events aufmerksam machen.

Zum 1. Januar 2020 traten einige Änderungen bzgl. der Sendungsinhalte von DIALOGPOST (früher INFOPOST) in Kraft. Ab sofort sind nur noch rein werbliche Mitteilungen für DIALOGPOST zugelassen. Hierzu gehören:

• Angebote, die zum Kauf bzw. zur Nutzung von Dienstleistungen und Produkten motivieren
• Image- und Parteienwerbung
• Einladungen zu Veranstaltungen (Stadtfest, Tag der offenen Tür usw.)
• Gewinnspiele
• Unternehmenseigene Magazine
• Spendenaufrufe
• werbliche Bonus-/Treuekarten
• Gratisproben oder andere kostenlose Werbeartikel

Dagegen zählen folgende Sendungsinhalte nicht mehr als DIALOGPOST, sondern als Briefpost:

• Zahlungsaufforderungen
• Verkaufswaren
• Mitteilungen ohne werblichen Inhalt (Markt- und Meinungsforschung, Reiseunterlagen, Bestellbestätigungen, öffentliche Bekanntmachungen, Preislisten, Wahlbenachrichtigungen etc.)

Über unseren Mailing-Konfigurator für DIALOGPOST finden Sie alle verfügbaren Produkte aus dem FLYERALARM-Shop. Die genannten Preise auf unserer Website beinhalten (neben den Materialkosten) einen umfangreichen Service inklusive:

• Druck des ausgewählten Produkts
• Personalisierung und Fertigung
• Versand von DIALOGPOST über die Deutsche Post

Die finalen Versandkosten sind abhängig von der tatsächlichen Menge sowie dem Endgewicht der Sendung.

Ihre DIALOGPOST-Bestellung können Sie direkt online bezahlen. Bei FLYERALARM bieten wir aktuell folgende Optionen:

• Visa
• Mastercard
• PayPal
• SEPA-Transfer
• SEPA Direct Debit (einmaliger Bankeinzug)

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten durch Unternehmen. Insbesondere für E-Mail-Marketing gelten strenge Vorschriften: Um Werbesendungen wie Newsletter zu verschicken, brauchen Sie zunächst die ausdrückliche Zustimmung Ihrer Kundinnen und Kunden (z. B. per Double-Opt-In). Bei postalischer Werbung wie Briefen, Postkarten oder Flyern sieht die Rechtslage etwas anders aus:

• Sie können Mailings verschicken, ohne vorab die Zustimmung der einzelnen Haushalte einzuholen.
• Empfängerinnen und Empfänger sind jedoch berechtigt, Ihrer Sendung nachträglich zu widersprechen.

Sollte jemand von diesem Recht Gebrauch machen, müssen sie die entsprechende Adresse mit einem Sperrvermerk versehen. Ansonsten droht eine Geldstrafe, falls sie die Adresse nach dem Widerspruch erneut anschreiben. Wenn eine Person die Löschung ihrer Daten beantragt, müssen Sie diesem Antrag nachkommen.

Laut DSGVO müssen Kundinnen und Kunden die Möglichkeit haben, einem Mailing „ohne unzumutbare Belastung“ zu widersprechen. Um dieser Vorschrift gerecht zu werden, empfehlen wir beispielsweise folgende Formulierung als Hinweis für Ihre Kundschaft:

„Wenn Sie keine weiteren Werbeschreiben der „Musterfirma GmbH“ wünschen, können Sie von Ihrem Widerspruchsrecht (§ 28 Abs. 4 Satz 1 BDSG) Gebrauch machen. Richten Sie Ihren Widerspruch an die Musterfirma GmbH, Musterallee 123, 98765 Musterstadt, Fax: 0123/456789.“

Weitere Informationen zum Thema Widerspruchsrecht finden Sie auch im FLYERALARM Blog.

Um sich neu zu registrieren, füllen Sie einfach unser Anmeldeformular aus. Verwenden Sie ein Passwort, das nur Ihnen bekannt ist. Achten Sie darauf, dass Ihr Passwort aus mindestens 8 Zeichen besteht (davon mindestens 2 Zahlen oder Sonderzeichen). Nach dem Absenden erhalten Sie eine Bestätigung per E-Mail und sind als Kundin bzw. Kunde bei FLYERALARM registriert. Damit können Sie über Ihren Account ab sofort alle unsere Serviceleistungen inklusive DIALOGPOST in Anspruch nehmen.

Wenn Sie einmal registriert sind, können Sie sich jederzeit mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Passwort anmelden – und dann beispielsweise DIALOGPOST und andere Produkte bestellen, Zahlvorgänge durchführen oder Bewertungen schreiben. Wer bereits Kundin bzw. Kunde bei FLYERALARM ist, gelangt immer direkt über den Login (statt Neuregistrierung) zum persönlichen Account.

Da unser System jedes Mailing eindeutig zuordnen muss, ist jeweils nur eine DIALOGPOST-Sendung auf einmal plan- und buchbar. Möchten Sie mehrere Mailings zur gleichen Zeit beauftragen, können Sie jede Aktion als eigenständige Bestellung platzieren und abschließen. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, personalisierte Mailings als Angebote abzuspeichern und zu einem späteren Zeitpunkt zu bestellen. Bereits produzierte DIALOGPOST können Sie über Ihren Account erneut aufrufen.

Alle gelieferten Druckdaten werden kostenlos mit dem Basis-Datencheck auf bestimmte Kriterien überprüft. Das Ergebnis schicken wir Ihnen per E-Mail zu. Sollten die Daten fehlerhaft und nicht druckbar sein, können Sie korrigierte Versionen über Ihren Account erneut hochladen. Falls der Datencheck keine Fehler ausgibt, sind Ihre Daten automatisch freigegeben und gehen direkt in den Druck.

Der Basis-Datencheck prüft Ihre DIALOGPOST gemäß den Vorgaben der Datenblätter auf:

• korrekte Seitenmaße
• Einbettung aller Schriften
• Verschlüsselung Ihrer Daten (z. B. Kennwortschutz)
• mögliche Defekte in Ihren Daten
• korrekte Anzahl der Seiten (betrifft nicht Paginierung und Seitenreihenfolge)
• korrekte Anzahl von Schmuckfarben/Farbkanälen (bei Produkten, die eine spezielle Schmuckfarbe bzw. Anzahl an Farbkanälen benötigen)

Bitte beachten Sie, dass unser System Ihre Druckdaten nicht auf Automationsfähigkeit prüft. Dafür können Sie Ihre Druckdaten in einer Preview kontrollieren und freigeben.

Sobald der Status Ihrer Bestellung zu „Daten im Druck“ wechselt, ist ein erneuter Upload von Druckdaten nicht mehr möglich.

Um eine DIALOGPOST-Sendung zu bestellen, wählen Sie Ihre Wunschprodukte über den Mailing-Konfigurator für DIALOGPOST aus. Folgen Sie dabei einfach den Auswahlmöglichkeiten – der Konfigurator zeigt Ihnen automatisch alle verfügbaren Optionen an. Wenn Sie ein Produkt gewählt haben, legen Sie Format, Material, Seitanzahl, Farbigkeit usw. fest. Zum Schluss laden Sie Ihre Adressdaten hoch. Damit ist Ihre DIALOGPOST-Bestellung für Sie erledigt – den Rest (inklusive Versand mit der Deutschen Post) übernehmen wir!

Wenn Sie ein werbliches Mailing in Auftrag geben, kommen zwei gesonderte Verträge zustande. Für Druck und Personalisierung ist die FLYERALARM GmbH zuständig. Die Verteilung Ihrer DIALOGPOST-Sendungen erfolgt durch die DPAG (Deutsche Post AG). Dabei übernimmt die FLYERALARM GmbH ausschließlich die Vermittlung des Verteilservices.

Sie erhalten eine elektronische Rechnung per E-Mail im PDF-Format, das von allen Finanzämtern anerkannt wird. Die Rechnung finden Sie auch in Ihrem Account, sobald sich der Auftrag im Status „Daten im Druck“ befindet.

Bitte beachten Sie, dass die finalen Versandkosten von der tatsächlichen Versandmenge sowie dem Endgewicht der Sendung abhängen.

Über Ihren Account können Sie den Status Ihrer Bestellung online nachverfolgen. So sehen Sie jederzeit, ob ihre DIALOGPOST bereits gedruckt wurde oder mit der Deutschen Post auf dem Weg ist.

Bei FLYERALARM können Sie Mailings nur innerhalb Deutschlands in Auftrag geben. Wenn Sie DIALOGPOST über den FLYERALARM Shop im Ausland bestellen, brauchen Sie dafür einen deutschen Account. Zudem müssen Sie immer eine deutsche Rechnungsadresse angeben.

Wenn Sie DIALOGPOST-Mailings bestellen, beachten Sie bitte:

• Die Werbesendungen werden grundsätzlich im Wickelfalz produziert und kuvertiert.
• Briefumschläge sind entweder mit Fenster links oder ohne Fenster möglich.
• Postkarten werden standardmäßig immer auf der rechten Seite personalisiert.

Um Ihren Auftrag abzuschließen, benötigen wir von Ihnen folgende Informationen:

• Druckdaten des gewünschten Produkts
• Adressdaten der Zielgruppe

Sämtliche Daten können Sie direkt im FLYERALARM-Shop über Ihren Account hochladen. Bitte achten Sie dabei auf die Vorgaben der Datenblätter für DIALOGPOST.

Auf unserer Website finden Sie die beliebtesten Produkte für jeden Anlass, darunter:

• kuvertierte Werbebriefe
• Selfmailer
• Postkarten-Mailings
• kuvertierte Einladungs- und Grußkarten

Mit dem Mailing-Konfigurator für DIALOGPOST können Sie Ihr Wunschprodukt online uswählen und mit der Deutschen Post versenden lassen.

DIALOGPOST zeichnet sich dadurch aus, dass volladressierte Werbebriefe direkt an bestimmte Haushalte verschickt werden. Deshalb spricht man in diesem Zusammenhang auch von personalisierten Mailings. Bei der Personalisierung von DIALOGPOST für die Deutsche Post müssen Sie Folgendes beachten:

• Briefumschläge sind mit Fenster links und ohne Fenster möglich.
• Postkarten, die Sie über DIALOGPOST verschicken, werden immer auf der rechten Seite adressiert.
• Personalisierung sind nur auf dem Briefumschlag oder Anschreiben möglich.
• Eine Personalisierung im Fließtext ist nicht möglich. Sie können in einem eigenen Absatz bzw. Feld Ihrer Druckdatei festlegen, ob Sie eine weitere Personalisierung wünschen (z. B. Gutscheincode, Sammelpunkte etc.)
• In Ihren Druckdaten werden keine Postwertzeichen angelegt. Die Dialogpostwelle sowie weitere Postzeichen (Premium-Adress-Code, GoGreen-Logo etc.) setzen wir bei der Personalisierung um. Solche Zusatzleistungen wählen Sie bereits über den Mailing-Konfigurator für DIALOGPOST im Shop aus.
• Falls sich in Ihrer Druckdatei Postwertzeichen befinden und die Sendungen dadurch nicht automationsfähig bzw. maschinell lesbar sind, müssen wir die entstehenden Mehrkosten nachträglich in Rechnung stellen. Beachten Sie in diesem Zusammenhang bitte die Vorgaben der Deutschen Post zu automationsfähigen Briefsendungen.

Um Ihre DIALOGPOST zu erstellen und mit der Deutschen Post zu versenden, benötigen wir eine ausgefüllte Adressdatei im Excel-Format. Bitte nutzen Sie hierzu unsere Dateivorlage:

XLS, bis Office 2003, maximal 65.500 Haushalte
XLSX, ab Office 2007, bis 100.000 Haushalte

Zusätzlich beachten Sie bitte:

• Nationale und internationale Adressen können Sie in einer Liste angelegen.
• Wichtig: Die jeweiligen Länder müssen in deutscher Sprache (z. B. Deutschland, Italien, Österreich) oder als internationaler Name ausgeschrieben werden. Alternativ können Sie zweitstellige Codes nach ISO 2 oder dreistellige Codes nach ISO 3 verwenden.
• Wenn Sie formale Vorgaben nicht einhalten, werden die fehlerhaften Adresszeilen automatisch gelöscht (und dementsprechend für die Personalisierung nicht berücksichtigt).
• Straßennamen können Sie auch gemeinsam mit der Hausnummer in einer Spalte vermerken. Eine separate Auflistung ist nicht zwingend notwendig.
• Die Personalisierung richtet sich nach der Reihenfolge der Spalten (A-M). Achten Sie deshalb darauf, welche Informationen Sie in welcher Spalte vermerken.

PREMIUMADRESS ist ein Service der Deutschen Post für die digitale Adresspflege. Diesen Service können Sie auch nutzen, um adressierte Werbebriefe in Form von DIALOGPOST zu verschicken.

Den notwendigen PREMIUMADRESS-Code beantragen Sie direkt bei der Deutschen Post. Daraufhin bekommen Sie den Code als PDF-Datei und eine gültige Kundennummer per E-Mail.

Für den Versand gibt es dann zwei Möglichkeiten:

1. Ohne Angabe Ihrer Kundennummer:
   In diesem Fall werden nur die Adressen der Zielgruppe an Sie übermittelt.
2. Mit Angabe Ihrer Kundennummer:
   Zusätzlich zur Adresse wird auch die Kundennummer der adressierten Person bei Rückspiegelung der Daten an Sie übermittelt.

Bitte beachten Sie außerdem: Seit dem 01.07.2010 dürfen Sie für DIALOGPOST-Mailings mit der Deutschen Post nur noch folgende Vorausverfügungen verwenden:

• "Nicht nachsenden!"
• "Bei Umzug mit neuer Anschrift zurück!"

Detaillierte Informationen zu diesem Thema finden Sie in der PREMIUMADRESS-Infobroschüre.